Cuando un nuevo jefe llega a una empresa, sobre todo una PyME, las dudas del “por donde empiezo” son muy comunes, sobre todo en aquellos menos expertos o donde los dueños necesitan planes de trabajo y resultados urgentes.
Esa sensación de “en la universidad nunca me enseñaron esto,” llega a hacer pensar que uno puede no estar preparado para este nuevo reto profesional.
Es por eso que, en base a mi experiencia y a las experiencias compartidas con muchos expertos en la materia, puedo recomendar algunos aspectos básicos sobre los cuales focalizarse. Es lo que yo llamo “ENFOQUE P.E.C.C.”
¿Qué es el enfoque PECC? La P es por Personas, la E por Edilicio, la C por los Costos y la última C por la Cultura. Son los 4 pilares sobre los que empezaremos a forjar o trazar nuestro Plan de Trabajo Gerencial.
Al ingresar en una empresa, las personas que trabajan ahí sienten esa nueva autoridad y trataran de mostrar su mejor cara. Es la oportunidad para hablar con cada uno de ellos, conocer que trabajo realizan, conocer sobre sus familias, sus objetivos laborales, etc., etc.
Deberemos ir trazando, tanto desde lo mental como en el papel, cuáles son los puestos de trabajo y los roles de cada uno tratando de entender circuitos y viendo donde se prende nuestra luz roja de atención, para laborarlo más adelante.
Ese estudio de las personas y posiciones me permitirá luego identificar un organigrama y una descripción de puestos muy precisa y real o modificar uno ya existente.
Es muy importante escuchar cuáles son las problemáticas de los empleados y si está dentro de las posibilidades, resolverlas. No sólo para ganar la empatía del empleado; sino para que no queden excusas para realizar mal un trabajo.
El siguiente pilar sobre el que trabajaremos es el de la parte Edilicia de la empresa. Dar una “lavada de cara” al área o sector donde nos desempeñaremos es importante para que se noten los aires de cambio, además de ayudar al mantenimiento del lugar. Al no haber tenido una persona a cargo anteriormente o no haber tenido alguien que lo haga bien, muchas empresas denotan una falta de mantenimiento o dejadez. O simplemente la rutina diaria hace que se vayan dejando de lado las cuestiones estéticas. El orden y la limpieza no requieren de grandes inversiones, se pueden hacer y ayudan. Y, si se contase con los recursos, también debemos proponer las remodelaciones necesarias para que las actividades de la organización se realicen de manera correcta.
Obviamente que toda propuesta debe estar fundada, de lo contrario se corre el riesgo de no contar con la aprobación de quienes deben pagar por ello.
La tercera cuestión sobre la que nos enfocaremos son los Costos, o mejor dicho le gestión de costos y por ende los ingresos.
Dependiendo del tipo de empresa o del área en que nos incorporemos, podremos tener mayor o menor injerencia en los ingresos de la misma. Por ejemplo, si trabajo en una clínica como administrador general, puede ser muy difícil que tenga injerencia en la captación de pacientes, a lo sumo puedo llegar a participar de las negociaciones con alguna obra social o con la correcta inversión de los capitales de la empresa; pero donde realmente mostraremos nuestra habilidad es en la disminución paulatina y constante de los costos.
Siempre se pueden bajar más.
La gestión de los costos va desde una correcta presupuestacion de insumos, pasando por el apagado de las luces y aires que no se usan, hasta la calidad y cantidad de toallas de papel por lavado. También el control de las horas extras y el control del aprovechamiento de las horas de trabajo del personal evitando tiempos ociosos y aconsejando sobre la correcta contratación de nuevo personal o desvinculación de personas que no cumplen con lo esperado dentro de la organización.
Por último y no por eso menos importante, la C de Cultura. El aspecto más difícil de trabajar y el que más tiempo nos tomará. El apagar una luz o un aire que no se usa puede hacerse fácilmente mediante un pedido al personal, un memorándum o una sanción; pero la cultura organizacional va más profundo. Toca las fibras de lo social, de cómo las personas fueron tratadas en el tiempo dentro de la empresa, el rencor, su mirada de lo que consideran justo como sueldo versus lo que consideran injusto como ganancias del dueño. También viene arraigada la idiosincrasia de la zona del país o de la provincia en la que están. En su relación con el medio y la sociedad.
Todas estas cuestiones, algunas trabajables y otras no, hacen que nuestro proceso de “desaprender y volver a aprender” sea largo y tedioso. Llevándonos muchas veces a bajar los brazos y a pensar que es más fácil suspender dos días al empleado en lugar de hacer docencia y trabajar desde lo humano y lo socio/organizacional.
Es muy complicado para las personas entender que es preferible trabajar al 100% seis horas y distenderse dos horas, que trabajar ocho horas al 75%.
Muchas veces las empresas pueden anhelar que sus empleados trabajen en un solo lugar y no que cumplan funciones en distintas empresas, ya que terminan desgastados y sin vida propia. Pero la necesidad económica de las personas está por encima de los anhelos y eso es muy difícil de mediar dentro de la cultura de la empresa. Terminan relacionando el “ponerse la camiseta” con la cantidad de beneficios o dinero que recibirán como bono a fin de año.
Es por eso, que gerenciar una empresa no es cosa fácil y mucho menos para quienes no tienen experiencia o no se formaron para esta función.
Plantear un plan de trabajo a los dueños antes dela contratación quizás es para expertos o profesionales; pero establecerlos ya habiendo asumido funciones es posible, sólo requiere de poner prioridades y estrategias de trabajo que sobre la marcha van superponiéndose y claro está, deben ser flexibles.
Por eso el mejor consejo para quienes asumen una nueva gerencia o dirección, y no saben por dónde empezar, piensen esos cuatro puntos del “Enfoque P.E.C.C.”
